RIB Software SE
Stuttgart
ISIN DE000A0Z2XN6 / WKN A0Z2XN
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2019
Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu der am Mittwoch, den 15. Mai 2019, um 12:00 Uhr im FILharmonie Filderstadt, Tübinger
Straße 40, 70794 Filderstadt, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung 2019 der RIB Software SE ein.
Hinweis:
Soweit nachfolgend auf Normen des Aktiengesetzes bzw. des SE-Ausführungsgesetzes ('SEAG') verwiesen wird, wird auf die Zitierung
der Verweisungsnormen (Art. 9, Art. 53) aus der Verordnung (EG) Nr. 2157/2001 des Rates vom 8. Oktober 2001 über das Statut
der Europäischen Gesellschaft (SE) ('SE-VO') aus Gründen der Übersichtlichkeit verzichtet.
Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses der RIB Software SE für das Geschäftsjahr
2018, des zusammengefassten Konzernlageberichts und Lageberichts für das Geschäftsjahr 2018, des Berichts des Verwaltungsrats
der RIB Software SE sowie des erläuternden Berichts des Verwaltungsrats der RIB Software SE zu den Angaben nach §§ 289a Abs.
1, 315a Abs. 1 HGB für das Geschäftsjahr 2018
Eine Beschlussfassung zu diesem Tagesordnungspunkt ist im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen nicht vorgesehen, weil
der Verwaltungsrat der RIB Software SE den Jahres- und den Konzernabschluss bereits gebilligt hat und der Jahresabschluss
damit festgestellt ist. Für die übrigen Unterlagen, die unter diesem Tagesordnungspunkt genannt werden, sieht das Gesetz generell
lediglich die Information der Aktionäre durch die Möglichkeit zur Einsichtnahme und keine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung
vor.
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns
Der Verwaltungsrat schlägt vor, den Bilanzgewinn in Höhe von EUR 10.031.944,57 wie folgt zu verwenden:
Verteilung an die Aktionäre durch Ausschüttung einer Dividende in Höhe von EUR 0,18
je dividendenberechtigter Aktie:
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EUR
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8.624.899,98
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| Gewinnvortrag: |
EUR |
1.407.044,59 |
Dieser Beschlussvorschlag berücksichtigt die zum Zeitpunkt der Einberufung von der Gesellschaft gehaltenen 3.825.299 eigenen
Aktien, die nicht dividendenberechtigt sind. Sollte sich die Anzahl der dividendenberechtigten Aktien bis zum Zeitpunkt der
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns ändern, wird der Verwaltungsrat der Hauptversammlung einen im Hinblick
auf diese Änderung angepassten Beschlussvorschlag zur Gewinnverwendung unterbreiten. Dieser wird jedoch unverändert eine Ausschüttung
von EUR 0,18 je dividendenberechtigter Aktie vorsehen.
Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag,
das heißt am 20. Mai 2019, fällig.
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Verwaltungsrats der RIB Software SE für das Geschäftsjahr 2018
Der Verwaltungsrat schlägt vor, den im Geschäftsjahr 2018 amtierenden Mitgliedern des Verwaltungsrats der RIB Software SE
für das Geschäftsjahr 2018 Entlastung zu erteilen.
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der geschäftsführenden Direktoren der RIB Software SE für das Geschäftsjahr 2018
Der Verwaltungsrat schlägt vor, den im Geschäftsjahr 2018 amtierenden geschäftsführenden Direktoren der RIB Software SE für
das Geschäftsjahr 2018 Entlastung zu erteilen.
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| 5. |
Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers für den Jahresabschluss und den Konzernabschluss für das Geschäftsjahr
2019
Der Verwaltungsrat schlägt vor, gestützt auf die Empfehlung des Prüfungsausschusses, die BW PARTNER Bauer Schätz Hasenclever
Partnerschaft mbB Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Steuerberatungsgesellschaft, Stuttgart, zum Abschlussprüfer des Jahresabschlusses
und des Konzernabschlusses für das Geschäftsjahr 2019 zu wählen.
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| 6. |
Wahl eines Verwaltungsratsmitglieds
Die Zusammensetzung des Verwaltungsrats bestimmt sich nach Art. 43 Abs. 2 bis Abs. 4 der Verordnung (EG) Nr. 2157/2001 des
Rates vom 8. Oktober 2001 über das Statut der Europäischen Gesellschaft (SE) (SE-VO) i.V.m. §§ 23, 24 des Gesetzes zur Ausführung
der SE-VO (SEAG), § 21 Abs. 3 des Gesetzes über die Beteiligung der Arbeitnehmer in einer SE (SEBG) sowie § 6 Abs. 1 und Abs.
3 der Satzung der RIB Software SE.
Nach § 6 Abs. 1 und Abs. 3 der Satzung der RIB Software SE besteht der Verwaltungsrat aus acht Mitgliedern, die von der Hauptversammlung
gewählt werden. Herr Steven Swant hat sein Amt als Mitglied des Verwaltungsrats mit Wirkung zum 13. August 2018 niedergelegt.
Mit Beschluss vom 23. November 2018 hat das Amtsgericht Stuttgart Herrn Prof. Dr. Rüdiger Grube befristet bis zum 15. Mai
2019 als Mitglied des Verwaltungsrats bestellt. Damit dem Verwaltungsrat auch nach Ablauf dieser Frist die gemäß § 6 Abs.
1 der Satzung erforderliche Zahl an Mitgliedern angehört, ist die Wahl eines neuen Verwaltungsratsmitglieds erforderlich.
Die Hauptversammlung ist bei der Wahl nicht an Wahlvorschläge gebunden. Der Verwaltungsrat schlägt auf Empfehlung seines Nominierungs-
und Vergütungsausschusses vor,
Herrn Prof. Dr. Rüdiger Grube,
geboren am: 02.08.1951 in Hamburg, Deutschland,
wohnhaft in Hamburg, Deutschland,
als Verwaltungsratsmitglied in den Verwaltungsrat zu wählen.
Die Bestellung von Herrn Prof. Dr. Rüdiger Grube erfolgt mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung für die Zeit bis
zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2020 beschließt.
In Bezug auf das zur Wahl vorgeschlagene Verwaltungsratsmitglied werden gemäß § 125 Abs. 1 S. 5 AktG folgende Angaben gemacht:
| * |
Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden inländischen Aufsichtsräten/Verwaltungsräten:
Hamburger Hafen- und Logistik Aktiengesellschaft, Hamburg (Vorsitzender des Aufsichtsrats)
Herrenknecht AG, Schwanau (Mitglied des Aufsichtsrats)
Deufol SE, Hofheim am Taunus (Mitglied des Aufsichtsrats)
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| * |
Mitgliedschaften in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:
Keine
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Lebenslauf und Angaben zu wesentlichen Tätigkeiten neben dem Verwaltungsratsmandat gemäß Ziffer 5.4.1 Abs. 5 des Deutschen
Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 7. Februar 2017:
| Ausbildung |
1986 |
Promotion in Arbeits- und Polytechnik an der Universität Hamburg und der Universität Kassel |
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1982 |
Abschluss Studienrat an der Gewerbeschule Hamburg für Fertigungs- und Flugzeugtechnik |
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1978 |
Studium Berufs- und Wirtschaftspädagogik an der Universität Hamburg |
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1978 |
Examen: Diplom-Ingenieur |
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1972 |
Studium Fahrzeugbau und Flugzeugtechnik an der Fachhochschule Hamburg |
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1969 |
Gewerblich-technische Ausbildung zum Metallflugzeugbauer bei Messerschmitt-Bölkow-Blohm |
| Beruflicher Werdegang |
2017 - heute |
Chairman, Lazard Deutschland, Frankfurt |
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2017 - heute |
Professor an der Technischen Universität Hamburg, Lehrstuhl Managementwissenschaften sowie Mobilität und Logistik |
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2009 - 2017 |
Vorsitzender des Vorstands der Deutsche Bahn AG |
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2007 - 2009 |
Vorstandsmitglied der Daimler AG |
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2001 - 2007 |
Vorstandsmitglied der Daimler-Chrysler AG |
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2000 - 2001 |
Senior Vice President Konzernentwicklung der Daimler-Chrysler AG |
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1999 - 2000 |
Vorsitzender des Vorstands der Häussler-Gruppe |
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1998 - 1999 |
Senior Vice President und Leiter der Konzernstrategie der Daimler-Chrysler AG |
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1996 - 1998 |
Senior Vice President und Leiter der Konzernstrategie der Daimler-Benz AG |
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1989 - 1995 |
Verschiedene Leitende Tätigkeiten bei der Messerschmitt-Bölkow-Blohm GmbH, Deutsche Airbus GmbH und Daimler-Benz Aerospace
AG
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1986 - 1989 |
Selbständiger Consultant bei Messerschmitt-Bölkow-Blohm |
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| 7. |
Beschlussfassung über die Erhöhung der Vergütung der Verwaltungsratsmitglieder
Der Verwaltungsrat schlägt eine Anpassung der Höhe der Vergütung der Verwaltungsratsmitglieder vor. Die Tätigkeit im Verwaltungsrat
der RIB Software SE ist seit dem Formwechsel anspruchsvoller und komplexer geworden. Um diesen erhöhten Anforderungen an die
Tätigkeit im Verwaltungsrat sowie den allgemeinen Entwicklungen bei den Organvergütungen für Aufsichts- und Verwaltungsräte
Rechnung zu tragen und um weiterhin qualifizierte Kandidaten für den Verwaltungsrat gewinnen zu können, soll die Anpassung
vorgenommen werden. Die Höhe der vorgeschlagenen Vergütungskomponenten ist nach Einschätzung des Verwaltungsrats gegenüber
vergleichbaren Unternehmen sowohl marktüblich als auch angemessen.
Der Verwaltungsrat schlägt vor, zu beschließen:
§ 11 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft wird wie folgt geändert und neu gefasst:
'Jedes Verwaltungsratsmitglied erhält eine jährliche Vergütung in Höhe von EUR 22.000,00. Der Vorsitzende des Verwaltungsrats
erhält das Vierfache und sein Stellvertreter das Anderthalbfache dieser Vergütung. Die Mitglieder eines Ausschusses erhalten
darüber hinaus eine jährliche Vergütung in Höhe von EUR 6.000,00, sofern der Ausschuss zumindest einmal im Geschäftsjahr getagt
hat; sofern ein Mitglied mehreren Ausschüssen angehört, erhält es diese Vergütung für jeden Ausschuss. Der Vorsitz in einem
der Ausschüsse wird mit dem Doppelten des vorstehenden Betrages vergütet. Verwaltungsratsmitglieder, die nur während eines
Teils des Geschäftsjahres dem Verwaltungsrat oder einem seiner Ausschüsse angehören, erhalten die Vergütung insoweit, als
es dem Verhältnis ihrer Zugehörigkeitsdauer zum gesamten Geschäftsjahr entspricht. Die Gesellschaft kann für die Mitglieder
des Verwaltungsrats eine angemessene Organhaftpflichtversicherung abschließen.'
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Weitere Angaben zur Einberufung
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Das Grundkapital der Gesellschaft ist im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung eingeteilt in 51.741.410 auf den
Namen lautende Aktien mit einem Nennwert von EUR 1,00 je Aktie. Jede Aktie gewährt in der Hauptversammlung grundsätzlich eine
Stimme. Im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung bestehen daher grundsätzlich 51.741.410 Stimmrechte. In dieser
Gesamtzahl enthalten sind auch die von der Gesellschaft im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung gehaltenen 3.825.299
eigenen Aktien, aus denen ihr keine Stimmrechte zustehen.
Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die am Tag
der Hauptversammlung im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind und sich rechtzeitig angemeldet haben. Die Anmeldung
muss der Gesellschaft mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, das heißt bis zum 8. Mai 2019 (24:00 Uhr), in Textform
in deutscher oder englischer Sprache unter folgender Adresse zugehen:
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RIB Software SE
c/o FAE Management GmbH
Oskar-Then-Straße 7
63773 Goldbach
Telefax: +49 (0) 6021 589735
E-Mail: hvstelle@fae-gmbh.de
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Für das Teilnahmerecht sowie für die Anzahl der einem Aktionär in der Hauptversammlung zustehenden Stimmrechte ist der Eintragungsstand
des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung maßgeblich. Bitte beachten Sie, dass Umschreibungen im Aktienregister aus
abwicklungstechnischen Gründen nur dann vorgenommen werden, wenn sie mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, das heißt
bis zum 8. Mai 2019 (24:00 Uhr), bei der Gesellschaft angemeldet wurden.
Die Aktien werden durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung nicht gesperrt oder blockiert; Aktionäre können deshalb über ihre
Aktien auch nach erfolgter Anmeldung zur Hauptversammlung frei verfügen.
Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten
Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch Bevollmächtigte, zum Beispiel ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung,
ausüben lassen. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform.
Wird ein Kreditinstitut, ein nach § 135 Abs. 10 AktG i. V. m. § 125 Abs. 5 AktG gleichgestelltes Institut oder Unternehmen,
eine Aktionärsvereinigung oder eine Person im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG bevollmächtigt, so können abweichende Regelungen
bestehen, die jeweils bei diesen zu erfragen sind.
Als Service bieten wir unseren Aktionären an, einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter zur Ausübung ihres
Stimmrechts in der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter muss in Textform
bevollmächtigt und angewiesen werden und hat das Recht, Untervollmacht zu erteilen. Er ist verpflichtet, das Stimmrecht ausschließlich
gemäß den vom Aktionär erteilten Weisungen auszuüben. Soweit keine ausdrückliche oder eine widersprüchliche oder unklare Weisung
erteilt worden ist, wird sich der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bei dem jeweiligen Tagesordnungspunkt
der Stimme enthalten.
Ein Vollmachtsformular wird den Aktionären nach Anmeldung zur Hauptversammlung mit der Eintrittskarte übersandt. Das Vollmachts-
und Weisungsformular für den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter steht auf der Internetseite der Gesellschaft
https://www.rib-software.com/group/investor-relations/hauptversammlung/
zur Verfügung.
Der Nachweis über die Bestellung eines Bevollmächtigten und die Vollmacht zur Ausübung des Stimmrechts nebst Weisungen für
den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können auf einem der nachfolgend genannten Wege übermittelt werden:
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RIB Software SE
Vaihinger Straße 151
70567 Stuttgart
Telefax: +49 (0) 711 7873-311
E-Mail: hauptversammlung@rib-software.com
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Vollmachten zur Ausübung des Stimmrechts an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sowie die entsprechenden
Weisungen müssen der Gesellschaft, sofern sie nicht während der Hauptversammlung erteilt werden, bis spätestens zum 14. Mai
2019 (12:00 Uhr) zugehen.
Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter zu Tagesordnungspunkt 2 (Beschlussfassung über die Verwendung
des Bilanzgewinns) behalten ihre Gültigkeit auch im Falle der Anpassung des Gewinnverwendungsvorschlags infolge einer Änderung
der Anzahl dividendenberechtigter Aktien.
Auch im Fall der Vollmachtserteilung ist eine fristgerechte Anmeldung nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Dies
schließt - vorbehaltlich der genannten zeitlich beschränkten Möglichkeit der Erteilung einer Vollmacht an den von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter - eine Erteilung von Vollmachten nach Anmeldung nicht aus.
Rechte der Aktionäre nach Art. 56 Satz 2 und Satz 3 SE-VO, § 50 Abs. 2 SEAG, § 122 Abs. 2, §§ 126 Abs. 1, 127, § 131 Abs.
1 AktG
Ergänzung der Tagesordnung auf Verlangen einer Minderheit nach Art. 56 Satz 2 und Satz 3 SE-VO, § 50 Abs. 2 SEAG, § 122 Abs.
2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen den Nennbetrag von EUR 500.000 erreichen (das entspricht 500.000 Aktien), können gemäß Art.
56 Satz 2 und Satz 3 SE-VO, § 50 Abs. 2 SEAG, der inhaltlich § 122 Abs. 2 Satz 1 AktG entspricht, verlangen, dass Gegenstände
auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage
beiliegen.
Ergänzungsverlangen sind schriftlich an den Verwaltungsrat zu richten und müssen der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der
Versammlung zugehen; der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung sind dabei nicht mitzurechnen. Letztmöglicher Zugangstermin
ist also der 14. April 2019 (24:00 Uhr). Später zugegangene Ergänzungsverlangen werden nicht berücksichtigt.
Ein dreimonatiger Aktienbesitz vor dem Tag der Hauptversammlung im Sinne des § 122 Abs. 2 Satz 1 AktG in Verbindung mit §§
122 Abs. 1 Satz 3, 142 Abs. 2 Satz 2 AktG wird gemäß § 50 Abs. 2 SEAG nicht für einen Antrag auf Ergänzung der Tagesordnung
für eine Hauptversammlung einer SE vorausgesetzt.
Etwaige Ergänzungsverlangen bitten wir an die folgende Adresse zu übermitteln:
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RIB Software SE
Der Verwaltungsrat
Vaihinger Straße 151
70567 Stuttgart
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Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
Aktionäre können Gegenanträge gegen Vorschläge des Verwaltungsrats zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung stellen und
Vorschläge zur Wahl von Verwaltungsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern unterbreiten.
Zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge, die mindestens 14 Tage vor der Versammlung, wobei der Tag des Zugangs
und der Tag der Hauptversammlung nicht mitzurechnen sind, also spätestens am 30. April 2019 (24:00 Uhr), bei der Gesellschaft
eingehen, werden den anderen Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs und der Begründung unverzüglich im Internet
unter
https://www.rib-software.com/group/investor-relations/hauptversammlung/
zugänglich gemacht. Etwaige Stellungnahmen des Verwaltungsrats werden ebenfalls dort veröffentlicht.
Gegenanträge werden - anders als Wahlvorschläge - nur dann zugänglich gemacht, wenn sie mit einer Begründung versehen sind.
Etwaig zugänglich zu machenden Gegenanträgen und Wahlvorschläge sind ausschließlich an die folgende Adresse zu übermitteln:
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RIB Software SE
z. Hd. Frau Dina Schmid
Vaihinger Straße 151
70567 Stuttgart
Telefax: +49 (0) 711 7873-311
E-Mail: hauptversammlung@rib-software.com
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Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.
Auskunftsrecht des Aktionärs gemäß § 131 Abs. 1 AktG
Nach § 131 Abs. 1 AktG ist jedem Aktionär auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Verwaltungsrat Auskunft über Angelegenheiten
der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die
Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen
sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung
grundsätzlich mündlich im Rahmen der Aussprache zu stellen.
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach Art. 56 Satz 2 und Satz 3 SE-VO, § 50 Abs. 2 SEAG, § 122 Abs.
2, §§ 126 Abs. 1, 127, § 131 Abs. 1 AktG stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.rib-software.com/group/investor-relations/hauptversammlung/
zur Verfügung.
Unterlagen zur Hauptversammlung und Informationen nach § 124a AktG
Die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen sowie weitere Informationen nach § 124a AktG sind alsbald nach
der Einberufung der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.rib-software.com/group/investor-relations/hauptversammlung/
zugänglich.
Die zugänglich zu machenden Unterlagen liegen darüber hinaus in den Geschäftsräumen der RIB Software SE, Vaihinger Straße
151, 70567 Stuttgart, sowie in der Hauptversammlung selbst zur Einsichtnahme durch die Aktionäre aus. Auf Verlangen werden
jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos Abschriften der ausliegenden Unterlagen erteilt.
Datenschutzrechtliche Betroffeneninformation für Aktionäre und Aktionärsvertreter der RIB Software SE
Die RIB Software SE verarbeitet als verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung ('DSGVO') personenbezogene Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der
Eintrittskarte) auf Grundlage der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären und Aktionärsvertretern
die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die RIB Software SE wird vertreten durch ihre geschäftsführende
Direktoren Thomas Wolf (CEO), Michael Sauer (CFO) und Mads Bording Rasmussen (COO). In Datenschutzangelegenheiten erreichen
Sie die RIB Software SE unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:
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RIB Software SE
Vaihinger Straße 151
70567 Stuttgart
Telefon: +49 (0) 711 7873 0
Telefax: +49 (0) 711 7873-311
E-Mail: datenschutz@rib-software.com
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Soweit diese personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben wurden,
übermittelt die depotführende Bank deren personenbezogenen Daten an die RIB Software SE. Die Verarbeitung der personenbezogenen
Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter erfolgt ausschließlich für die Abwicklung ihrer Teilnahme an der Hauptversammlung
und auch insoweit nur in dem zur Erreichung dieses Zwecks zwingend erforderlichen Maße. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
ist Art. 6 Abs. 1 lit. (c) DSGVO. Die Gesellschaft speichert diese personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für den
vorgenannten Zweck erforderlich ist beziehungsweise soweit die Gesellschaft aufgrund von gesetzlichen Vorgaben berechtigt
beziehungsweise verpflichtet ist, personenbezogene Daten zu speichern. Für die im Zusammenhang mit den Hauptversammlungen
erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre.
Die Dienstleister der RIB Software SE, welche zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten
von der RIB Software SE nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich
sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der RIB Software SE.
Im Übrigen werden die personenbezogenen Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften Aktionären und Aktionärsvertretern sowie
Dritten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt. Insbesondere werden Aktionäre und Aktionärsvertreter,
die an der Hauptversammlung teilnehmen, unter Angabe des Namens, des Wohnorts, der Aktienzahl und der Besitzart in das gemäß
§ 129 Abs. 1 Satz 2 AktG aufzustellende Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung eingetragen. Diese Daten können von anderen
Aktionären und Hauptversammlungsteilnehmern während der Hauptversammlung und von Aktionären bis zu zwei Jahre danach gemäß
§ 129 Abs. 4 AktG eingesehen werden. Hinsichtlich der Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte im Rahmen einer Bekanntmachung
von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen oder Wahlvorschlägen von Aktionären wird auf
die entsprechenden Erläuterungen im obigen Abschnitt 'Weitere Angaben zur Einberufung' verwiesen.
In Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten können die Aktionäre und Aktionärsvertreter von der Gesellschaft Auskunft
über ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO, Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 16 DSGVO, Löschung
ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art.
18 DSGVO und Übertragung bestimmter personenbezogener Daten auf sie oder einen von ihnen benannten Dritten (Recht auf Datenübertragbarkeit)
gemäß Art. 20 DSGVO verlangen.
Diese Rechte können die Aktionäre und Aktionärsvertreter gegenüber der RIB Software SE unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten
geltend machen:
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RIB Software SE
Vaihinger Straße 151
70567 Stuttgart
Telefon: +49 (0) 711 7873 0
Telefax: +49 (0) 711 7873-311
E-Mail: datenschutz@rib-software.com
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Zudem steht den Aktionären und Aktionärsvertretern gemäß Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde
entweder des (Bundes-)Landes, in dem sie ihren Wohnsitz oder ständigen Aufenthaltsort haben, oder des Bundeslandes Baden-Württemberg,
in dem die RIB Software SE ihren Sitz hat, zu.
Beschwerde über den Umgang mit Ihren Daten können Sie zudem bei unserem betrieblichen Datenschutzbeauftragten, Herrn Lars
Nöcker, unter der folgenden E-Mail-Adresse einreichen:
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Herrn Lars Nöcker
Email: datenschutz@rib-software.com
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Stuttgart, im April 2019
RIB Software SE
Der Verwaltungsrat
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