Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses der RIB Software SE für das Geschäftsjahr 2019, des zusammengefassten Konzernlageberichts und Lageberichts für das Geschäftsjahr 2019, des Berichts des Verwaltungsrats der RIB Software SE sowie des erläuternden Berichts des Verwaltungsrats der RIB Software SE zu den Angaben nach §§ 289a, 315a HGB für das Geschäftsjahr 2019

Eine Beschlussfassung zu diesem Tagesordnungspunkt ist im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen nicht vorgesehen, weil der Verwaltungsrat der RIB Software SE den Jahres- und den Konzernabschluss bereits gebilligt hat und der Jahresabschluss damit festgestellt ist. Für die übrigen Unterlagen, die unter diesem Tagesordnungspunkt genannt werden, sieht das Gesetz generell lediglich die Information der Aktionäre und keine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung vor.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Der Verwaltungsrat schlägt vor, den Bilanzgewinn in Höhe von EUR 6.262.703,00 wie folgt zu verwenden:

Dieser Beschlussvorschlag berücksichtigt die zum Zeitpunkt der Einberufung von der Gesellschaft gehaltenen 3.603.385 eigenen Aktien, aus denen ihr kein Dividendenrecht zusteht.

Sollte sich die Anzahl der dividendenberechtigten Aktien bis zum Zeitpunkt der Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns ändern und der ausschüttungsfähige Bilanzgewinn nicht mehr für die Ausschüttung einer Dividende von EUR 0,12 je dividendenberechtigter Aktie ausreichen, wird der Verwaltungsrat der Hauptversammlung die Ausschüttung einer Dividende von € 0,11 je dividendenberechtigter Aktie vorschlagen.

Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag, das heißt am 1. Juli 2020, fällig.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Verwaltungsrats der RIB Software SE für das Geschäftsjahr 2019

Der Verwaltungsrat schlägt vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Verwaltungsrats der RIB Software SE für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

Beschlussfassung über die Entlastung der geschäftsführenden Direktoren der RIB Software SE für das Geschäftsjahr 2019

Der Verwaltungsrat schlägt vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden geschäftsführenden Direktoren der RIB Software SE für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers für den Jahresabschluss und den Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2020

Der Verwaltungsrat schlägt vor, gestützt auf die Empfehlung des Prüfungsausschusses, die BW PARTNER Bauer Schätz Hasenclever Partnerschaft mbB Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Steuerberatungsgesellschaft, Stuttgart, zum Abschlussprüfer des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses für das Geschäftsjahr 2020 zu wählen.

Beschlussfassung über die Aufhebung des Beschlusses über das Aktienoptionsprogramm 2015, über eine neue Ermächtigung zur Gewährung von Bezugsrechten an Mitglieder der Geschäftsführung und Arbeitnehmer der RIB Software SE oder eines verbundenen Unternehmens (Aktienoptionsprogramm 2020) und über die Neufassung des zur Bedienung des Aktienoptionsprogramms 2015 geschaffenen bedingten Kapitals als Bedingtes Kapital 2020/I sowie über eine entsprechende Satzungsänderung

Die ordentliche Hauptversammlung der früheren RIB Software AG vom 10. Juni 2015 hat den Vorstand der Gesellschaft ermächtigt, bis zum 9. Juni 2020 bis zu 1.548.616 Bezugsrechte auf bis zu 1.548.616 auf den Namen lautende Aktien der Gesellschaft mit einem Nennbetrag von je EUR 1,00 je Aktie auszugeben (Aktienoptionsprogramm 2015) und ein entsprechendes bedingtes Kapital geschaffen. Das Aktienoptionsprogramm 2015 und das hierzu geschaffene bedingte Kapital sind im Zuge des Formwechsels der Gesellschaft in die Rechtsform der SE bestehen geblieben. Da die Ermächtigung zur Ausgabe von Bezugsrechten am 9. Juni 2020 ausläuft und das Aktienoptionsprogramm 2015 eine Gewährung von Bezugsrechten letztmalig zum 1. Juli 2019 zugelassen hat, soll das Aktienoptionsprogramm 2015 aufgehoben und ein neues Aktienoptionsprogramm beschlossen werden.

Der Verwaltungsrat schlägt daher vor zu beschließen:

a) Aufhebung des Aktienoptionsprogramms 2015

Der Beschluss der ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft vom 10. Juni 2015 zu Tagesordnungspunkt 8 lit. b) über das Aktienoptionsprogramm 2015 wird mit Wirkung zum Wirksamkeitszeitpunkt (wie im Folgenden definiert) aufgehoben.

Die vorgenannte Aufhebung wird wirksam mit Eintragung in das Handelsregister der unter lit. d) dieses Tagesordnungspunktes 6 zu beschließenden Neufassung von § 4 Abs. 5 der Satzung hinsichtlich des Bedingten Kapitals 2020/I ('Wirksamkeitszeitpunkt').

b) Ermächtigung zur Gewährung von Bezugsrechten auf Namensaktien (Aktienoptionsprogramm 2020)

Die Geschäftsführenden Direktoren werden ermächtigt, mit Zustimmung des Verwaltungsrats, bis zum 25. Juni 2025 bis zu 1.548.616 Bezugsrechte auf bis zu 1.548.616 auf den Namen lautende Aktien der Gesellschaft mit einem Nennbetrag von je EUR 1,00 je Aktie nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen auszugeben. Soweit Geschäftsführende Direktoren betroffen sind, wird der Verwaltungsrat der Gesellschaft entsprechend allein ermächtigt.

Die Eckpunkte für die Ausgabe der Bezugsrechte lauten wie folgt:

(aa) Kreis der Bezugsberechtigten/Aufteilung der Bezugsrechte

Bezugsrechte dürfen ausschließlich an Geschäftsführende Direktoren der Gesellschaft, an Mitglieder von Geschäftsführungen von mit der Gesellschaft verbundenen Unternehmen und an Arbeitnehmer der Gesellschaft und mit ihr verbundener Unternehmen ausgegeben werden. Der genaue Kreis der Berechtigten sowie der Umfang der ihnen jeweils zu gewährenden Bezugsrechte werden durch die Geschäftsführenden Direktoren mit Zustimmung des Verwaltungsrats festgelegt. Soweit Geschäftsführende Direktoren der Gesellschaft Bezugsrechte erhalten sollen, obliegen diese Festlegungen und die Ausgabe der Bezugsrechte ausschließlich dem Verwaltungsrat.

Das Gesamtvolumen der Bezugsrechte verteilt sich auf die berechtigten Personengruppen wie folgt:

Die Berechtigten erhalten stets nur Bezugsrechte als Angehörige einer Personengruppe; Doppelbezüge sind nicht zulässig. Die Berechtigten müssen zum Zeitpunkt der Gewährung der Bezugsrechte in einem Anstellungs- oder Dienstverhältnis zur Gesellschaft oder zu einem mit ihr verbundenen Unternehmen stehen.

(bb) Einräumung der Bezugsrechte, Ausgabetag und Inhalt des Bezugsrechts

Die Einräumung der Bezugsrechte erfolgt jeweils zum ersten Montag im Juli der Jahre 2020, 2021, 2022, 2023 und 2024. Wird die unter lit. d) zu beschließende Satzungsänderung nicht vor dem 1. Juli 2020 in das Handelsregister eingetragen, erfolgt die erstmalige Zuteilung zum ersten Werktag des dieser Eintragung folgenden Kalendermonats.

Jedes Bezugsrecht berechtigt zum Bezug einer auf den Namen lautenden Aktie der Gesellschaft mit einem Nennbetrag von je EUR 1,00 je Aktie gegen Zahlung des unter lit. (cc) bestimmten Ausübungspreises und hat eine Laufzeit von sieben Jahren.

Die Bezugsbedingungen können vorsehen, dass die Gesellschaft den Berechtigten zur Bedienung der Bezugsrechte wahlweise statt neuer Aktien aus bedingtem Kapital eigene Aktien gewähren oder die Bezugsrechte ganz oder teilweise durch Geldzahlung erfüllen kann; soweit es sich bei den Berechtigten um Geschäftsführende Direktoren handelt, hat hierüber der Verwaltungsrat zu entscheiden. Der Erwerb eigener Aktien zur alternativen Erfüllung der Bezugsrechte muss den gesetzlichen Vorgaben entsprechen; eine Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien ist durch diesen Beschluss nicht erteilt.

(cc) Ausübungspreis (Ausgabebetrag) und Erfolgsziel sowie weitere Ausübungsbedingungen

Der Ausübungspreis (Ausgabebetrag) eines Bezugsrechts beträgt EUR 1,00; § 9 Abs. 1 AktG bleibt unberührt.

Voraussetzung für die Ausübung von Bezugsrechten ist jeweils das Erreichen des Erfolgsziels 1 oder des Erfolgsziels 2 (jeweils wie im Folgenden definiert).

Erfolgsziel 1 und Erfolgsziel 2 bestimmen sich für die Bezugsberechtigten jeweils wie folgt:

Das 'Erfolgsziel 1' ist für die an einem bestimmten Ausgabetag gewährten Bezugsrechten jeweils erreicht, wenn die Summe aus der EBITA Marge und dem Organischen Umsatzwachstum (jeweils wie im Folgenden definiert) in dem Geschäftsjahr, in das der Ausgabetag fällt, einen bestimmten Betrag erreicht oder überschreitet, und zwar:

Wenn das Erfolgsziel 1 erreicht worden ist, sind sämtliche an dem betreffenden Ausgabetag ausgegebenen Bezugsrechte, vorbehaltlich des Ablaufs der Wartefrist gemäß lit. (dd), ausübbar.

Das 'Erfolgsziel 2' ist für die an einem bestimmten Ausgabetag gewährten Bezugsrechten jeweils erreicht, wenn entweder die EBITA Marge oder das Organische Umsatzwachstum (jeweils wie im Folgenden definiert) oder beide Finanzkennzahlen in dem Geschäftsjahr, in das der Ausgabetag fällt, den entsprechenden Vergleichswert für das vorherige Geschäftsjahr überschreiten.

Wenn das Erfolgsziel 1 nicht erreicht, aber das Erfolgsziel 2 erreicht worden ist, sind 30% der am betreffenden Ausgabetag ausgegebenen Bezugsrechte, vorbehaltlich des Ablaufs der Wartefrist gemäß lit. (dd), ausübbar. Bei der Berechnung der Zahl der nach dem vorstehenden Satz ausübbaren Bezugsrechte ist gegebenenfalls auf die nächstkleinere ganze Zahl abzurunden.

'EBITA Marge' bezeichnet, bezogen auf ein bestimmtes Geschäftsjahr, den Quotienten aus (i) der Finanzkennzahl EBITA (wie im Folgenden definiert) und (ii) dem Konzerngesamtumsatz nach IFRS, ausgedrückt als Prozentzahl.

'EBITA' bezeichnet die Finanzkennzahl EBITDA, wie sie im Konzernjahresabschluss der Gesellschaft nach IFRS für ein bestimmtes Geschäftsjahr ermittelt wird, bereinigt um die Positionen (i) Abschreibungen auf Sachanlagen, (ii) Abschreibungen auf aktivierte Entwicklungsleistungen, (iii) Abschreibungen auf Leasing (IFRS 16), (iv) sonstige betriebliche Erträge und (v) sonstige betriebliche Aufwendungen.

'Organisches Umsatzwachstum' bezeichnet, bezogen auf ein bestimmtes Geschäftsjahr, die Differenz aus (i) dem Quotienten aus (x) dem Organischen Umsatz (wie im Folgenden definiert) für das betreffende Geschäftsjahr und (y) dem Organischen Umsatz (wie im Folgenden definiert) für das dem betreffenden Geschäftsjahr vorangegangene Geschäftsjahr und (ii) eins, ausgedrückt als Prozentzahl.

'Organischer Umsatz' bezeichnet den Gesamtumsatz des RIB-Konzerns nach dem Konzernjahresabschluss der Gesellschaft nach IFRS für ein bestimmtes Geschäftsjahr, bereinigt um (i) akquisitionsbedingte Umsätze bedingt durch Akquisitionen, die im gleichen Geschäftsjahr getätigt wurden, sowie (ii) akquisitionsbedingte Umsätze bedingt durch Akquisitionen aus dem Vorjahr, jedoch nur anteilig für den Zeitraum, in dem das jeweilige akquirierte Unternehmen im Vorjahr nicht dem RIB Konzern angehörte.

(dd) Wartezeit für die erstmalige Ausübung, Ausübungszeiträume und Ausübungssperrfristen

Die Wartezeit für die erstmalige Ausübung beträgt vier Jahre ab dem Zeitpunkt der Gewährung der Bezugsrechte. Nach Ablauf der Wartezeit können die nach Maßgabe der Regelungen gemäß lit. (cc) ausübbaren Bezugsrechte innerhalb der darauffolgenden drei Jahre jeweils drei Wochen nach Veröffentlichung des Berichts für das zweite Quartal des Geschäftsjahres und des Berichts bzw. der Mitteilung für das dritte Quartal des Geschäftsjahres ausgeübt werden.

Sofern Geschäftsführende Direktoren betroffen sind, kann der Verwaltungsrat, und sofern die übrigen Berechtigten betroffen sind, können die Geschäftsführenden Direktoren mit Zustimmung des Verwaltungsrats in begründeten Ausnahmefällen Ausübungssperrfristen festlegen, deren Beginn den Berechtigten jeweils rechtzeitig vorher mitgeteilt wird.

(ee) Keine Übertragbarkeit und Verfall von Bezugsrechten

Die Bezugsrechte werden als nicht übertragbare Bezugsrechte gewährt. Die Bezugsrechte sind mit Ausnahme des Erbfalls weder übertragbar noch veräußerbar, verpfändbar oder anderweitig belastbar. Sämtliche nicht ausgeübte Bezugsrechte verfallen entschädigungslos mit Ablauf von sieben Jahren nach ihrem Ausgabetag, jedoch nicht vor Ende des zweiten Ausübungszeitraums im letzten Jahr der Laufzeit. Sollte das Anstellungs- oder Dienstverhältnis durch Todesfall, verminderte Erwerbsfähigkeit, Pensionierung, Kündigung oder anderweitig nicht kündigungsbedingt enden, können Sonderregelungen für den Verfall der Bezugsrechte in den Bezugsbedingungen vorgesehen werden.

(ff) Regelung weiterer Einzelheiten

Die Geschäftsführenden Direktoren werden ermächtigt, mit Zustimmung des Verwaltungsrats, die weiteren Einzelheiten über die Ausgabe von Aktien aus dem bedingten Kapital und die weiteren Bedingungen des Aktienoptionsprogramms 2020, insbesondere die Bezugsbedingungen für die berechtigten Personen, festzulegen. Soweit Geschäftsführende Direktoren betroffen sind, entscheidet ausschließlich der Verwaltungsrat. Zu den weiteren Einzelheiten gehören insbesondere Bestimmungen über die Aufteilung der Bezugsrechte innerhalb der berechtigten Personengruppen, Bestimmungen über Steuern und Kosten, das Verfahren für die Zuteilung an die einzelnen berechtigten Personen und die Ausübung der Bezugsrechte, Regelungen bezüglich des Verfalls von Bezugsrechten im Falle der Beendigung des Anstellungs- bzw. Dienstverhältnisses, Bestimmungen hinsichtlich einer Möglichkeit der Abfindung der erworbenen Bezugsrechte und zur Ermittlung der Höhe der Abfindung im Falle eines Kontrollwechsels, eines Ausschlusses der Minderheitsaktionäre (Squeeze-out) oder eines Widerrufs der Börsenzulassung (Delisting) und Regelungen, die für außergewöhnliche Entwicklungen eine Begrenzungsmöglichkeit für Erträge aus der Ausübung von Bezugsrechten vorsehen, sowie weitere Verfahrensregelungen.

c) Neufassung des zur Bedienung des Aktienoptionsprogramms 2015 geschaffenen bedingten Kapitals als Bedingtes Kapital 2020/I

Der Beschluss der ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft vom 10. Juni 2015 zu Tagesordnungspunkt 8 lit. c) und d) über die Schaffung eines bedingten Kapitals zur Bedienung der Bezugsrechte aus dem Aktienoptionsprogramm 2015 soll vor dem Hintergrund der unter lit. a) und b) vorgeschlagenen Aufhebung des Aktienoptionsprogramms 2015 und der Schaffung eines Aktienoptionsprogramms 2020 wie folgt neu gefasst werden; dabei soll das neugefasste bedingte Kapital einen Umfang von EUR 2.483.265,00 haben, damit hiervon neue Aktien an die Inhaber der 934.649 Bezugsrechte aus früheren Aktienoptionsprogrammen, für die die Ausübung noch möglich ist, und an die Inhaber der bis zu 1.548.616 Bezugsrechte aus dem unter lit. b) vorgeschlagenen Aktienoptionsprogramm 2020 ausgegeben werden können:

'Das Grundkapital der Gesellschaft wird um bis zu EUR 2.483.265,00 bedingt erhöht durch Ausgabe von bis zu 2.483.265 neuen auf den Namen lautende Aktien mit einem Nennbetrag von EUR 1,00 je Aktie. Die bedingte Kapitalerhöhung wird nur insoweit durchgeführt, wie die Inhaber der aufgrund der Beschlüsse der Hauptversammlungen der Gesellschaft vom 20. Mai 2011 zu Tagesordnungspunkt 8 lit. a) (in der Fassung, die er durch den Beschlusses der ordentlichen Hauptversammlung vom 4. Juni 2013 zu Tagesordnungspunkt 7 lit. a) erlangt hat), vom 10. Juni 2015 zu Tagesordnungspunkt 8 lit. b) oder vom 26. Juni 2020 zu Tagesordnungspunkt 6 lit. b) (jeweils eine 'AOP-Ermächtigung') ausgegebenen Bezugsrechte von ihrem Recht zum Bezug von Aktien der Gesellschaft Gebrauch machen und die Gesellschaft zur Erfüllung der Bezugsrechte keine eigenen Aktien gewährt oder eine Geldzahlung leistet. Für die Gewährung und Abwicklung von Bezugsrechten an Mitglieder des Vorstands der früheren RIB Software AG sowie für die Gewährung und Abwicklung von Bezugsrechten an Geschäftsführende Direktoren ist ausschließlich der Verwaltungsrat zuständig, und für die Gewährung von Bezugsrechten an die übrigen Berechtigten sind die Geschäftsführenden Direktoren zuständig. Die Ausgabe der Aktien aus dem bedingten Kapital erfolgt zu dem in der jeweils maßgeblichen AOP-Ermächtigung bestimmten Ausübungspreis als Ausgabebetrag. Die neuen Aktien nehmen von Beginn des Geschäftsjahres an, in dem sie durch Ausübung von Bezugsrechten entstehen, am Gewinn teil.'

d) Neufassung von § 4 Abs. 5 der Satzung

§ 4 Abs. 5 der Satzung der Gesellschaft wird entsprechend den Änderungen unter den vorstehenden lit. b) und c) wie folgt neu gefasst:

'(5) Das Grundkapital der Gesellschaft ist um bis zu EUR 2.483.265,00 bedingt erhöht durch Ausgabe von bis zu 2.483.265 neuen auf den Namen lautenden Aktien mit einem Nennbetrag von EUR 1,00 je Aktie ('Bedingtes Kapital 2020/I'). Die bedingte Kapitalerhöhung wird nur insoweit durchgeführt, wie gemäß dem Aktienoptionsprogramm 2011 nach Maßgabe des Beschlusses der Hauptversammlung vom 20. Mai 2011 (in der Fassung des Beschlusses der Hauptversammlung vom 4. Juni 2013), dem Aktienoptionsprogramm 2015 nach Maßgabe des Beschlusses der Hauptversammlung vom 10. Juni 2015 oder dem Aktienoptionsprogramm 2020 nach Maßgabe des Beschlusses der Hauptversammlung vom 26. Juni 2020 Bezugsrechte ausgegeben wurden, die Inhaber der Bezugsrechte von ihrem Ausübungsrecht Gebrauch machen und die Gesellschaft zur Erfüllung der Bezugsrechte keine eigenen Aktien gewährt oder eine Geldzahlung leistet. Für die Gewährung und Abwicklung von Bezugsrechten an Mitglieder des Vorstands der früheren RIB Software AG sowie für die Gewährung und Abwicklung von Bezugsrechten an Geschäftsführende Direktoren ist ausschließlich der Verwaltungsrat zuständig, und für die Gewährung von Bezugsrechten an die übrigen Berechtigten sind die Geschäftsführenden Direktoren zuständig. Die Ausgabe der Aktien aus dem Bedingten Kapital 2020/I erfolgt zu dem in der jeweils maßgeblichen Ermächtigung bestimmten Ausübungspreis als Ausgabebetrag. Die neuen Aktien nehmen vom Beginn des Geschäftsjahres an, in dem die Ausgabe erfolgt, am Gewinn teil.'

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung EUR 51.899.298,00 und ist eingeteilt in 51.899.298 auf den Namen lautende Aktien mit einem Nennwert von EUR 1,00 je Aktie. Jede Aktie gewährt in der Hauptversammlung grundsätzlich eine Stimme. Im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung bestehen daher grundsätzlich 51.899.298 Stimmrechte. In dieser Gesamtzahl enthalten sind auch die von der Gesellschaft im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung gehaltenen 3.603.385 eigenen Aktien, aus denen ihr keine Stimmrechte zustehen.

Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten; passwortgeschützter Internetservice der Gesellschaft

Die ordentliche Hauptversammlung wird als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) gemäß § 1 Abs. 1 und Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie ('COVID-19-Gesetz'), veröffentlicht als Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020, abgehalten.

Die gesamte in den Geschäftsräumen der Gesellschaft stattfindende Hauptversammlung wird zu diesem Zweck am 26. Juni 2020 ab 12:00 Uhr (MESZ) in unserem passwortgeschützten Internetservice, zugänglich über die Internetseite der Gesellschaft unter

live in Bild und Ton übertragen.

Es können nur diejenigen Aktionäre, die am Tag der Hauptversammlung für die angemeldeten Aktien im Aktienregister eingetragen sind und sich wie nachstehend (siehe Ziffer 3 'Voraussetzungen für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung') beschrieben ordnungsgemäß angemeldet haben, oder ihre Bevollmächtigten in dem passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft die Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung verfolgen. Darüber hinaus können Aktionäre persönlich oder durch Bevollmächtigte ihr Stimmrecht per Briefwahl oder durch die Bevollmächtigung eines von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters ausüben sowie über den passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft Fragen stellen und einen Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erklären.

Eine darüber hinausgehende Ausübung von Aktionärsrechten ist in der virtuellen Hauptversammlung nicht möglich. Insbesondere ist eine Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten, mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, vor Ort ausgeschlossen. Die Übertragung der Hauptversammlung in Bild und Ton sowie die Einräumung des Stimmrechts sowie der Fragemöglichkeit und der Möglichkeit zum Widerspruch berechtigen die Aktionäre und Aktionärsvertreter auch nicht zur Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG (keine elektronische Teilnahme).

Der passwortgeschützte Internetservice der Gesellschaft ist auf der Internetseite der Gesellschaft unter

erreichbar. Um den Internetservice der Gesellschaft nutzen zu können, müssen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten einloggen. Die Zugangsdaten für den Internetservice erhalten die Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet haben, mit der Zugangskarte. Auch Bevollmächtigte der Aktionäre erhalten Zugang zum Internetservice der Gesellschaft durch Verwendung der Zugangsdaten des von ihnen jeweils vertretenen Aktionärs. Die Nutzung der Zugangsdaten des jeweils vertretenen Aktionärs durch den Bevollmächtigten gilt gegenüber der Gesellschaft zugleich als Nachweis der Bevollmächtigung durch den Aktionär. Im Übrigen bleiben die Regelungen zu Erteilung, Widerruf und Nachweis der Vollmacht (siehe dazu nachstehend Ziffer 5 'Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten') unberührt.

Auf der Benutzeroberfläche des passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft erscheinen die verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung Ihrer Rechte in Form von Schaltflächen und Menüs.

Voraussetzungen für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung

Zur Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung, insbesondere des Stimmrechts, sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind und sich ordnungsgemäß angemeldet haben. Die Anmeldung muss der Gesellschaft spätestens bis zum 19. Juni 2020 (24:00 Uhr MESZ) zugegangen sein.

Aktionäre, die im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind, können sich unter

schriftlich oder in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache anmelden.

Intermediäre im Sinne von § 67a Abs. 4 AktG sowie Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder sonstige Personen im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG können das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung des Aktionärs ausüben.

Für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung, insbesondere des Stimmrechts, ist der im Aktienregister eingetragene Bestand am Tag der Hauptversammlung maßgeblich. Bitte beachten Sie, dass Umschreibungen im Aktienregister aus abwicklungstechnischen Gründen nur dann vorgenommen werden, wenn sie spätestens bis zum 19. Juni 2020 (24:00 Uhr MESZ) bei der Gesellschaft angemeldet wurden. Erwerber von Aktien, deren Umschreibungsanträge nach dem 19. Juni 2020 bei der Gesellschaft eingehen, können daher aus diesen Aktien die Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung, insbesondere das Stimmrecht, nicht ausüben, es sei denn, sie lassen sich insoweit bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen. In solchen Fällen bleiben die Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung bis zur Umschreibung bei dem im Aktienregister eingetragenen Aktionär. Sämtliche Erwerber von Aktien der Gesellschaft, die noch nicht im Aktienregister eingetragen sind, werden daher gebeten, Umschreibungsanträge rechtzeitig zu stellen.

Die Aktien werden durch die Anmeldung zur Hauptversammlung nicht gesperrt oder blockiert; Aktionäre können deshalb über ihre Aktien auch nach erfolgter Anmeldung zur Hauptversammlung weiterhin frei verfügen.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl

Aktionäre können ihr Stimmrecht in Textform (§ 126b BGB) oder im Wege elektronischer Kommunikation abgeben ('Briefwahl'). Auch hierzu sind eine Eintragung im Aktienregister und eine ordnungsgemäße Anmeldung erforderlich (siehe hierzu Ziffer 3 'Voraussetzungen für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung'). Die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl kann in dem passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft, welcher über die Internetseite der Gesellschaft unter

zugänglich ist, oder unter Verwendung des hierfür vorgesehenen Briefwahlformulars, das zusammen mit der Zugangskarte übersandt wird, vorgenommen werden. Entsprechende Formulare sind zudem auf der Internetseite der Gesellschaft unter

abrufbar.

Die mittels des Briefwahlformulars vorgenommene Stimmabgabe muss der Gesellschaft aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 25. Juni 2020, 24:00 Uhr (MESZ), unter einer der folgenden Kontaktmöglichkeiten zugehen:

Die Stimmabgabe in dem passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft, zugänglich über die Internetseite der Gesellschaft unter

ist vor und während der virtuellen Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 26. Juni 2020 möglich. Bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 26. Juni 2020 kann in dem passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft eine durch Verwendung des Briefwahlformulars oder in dem Internetservice vorgenommene Stimmabgabe auch geändert oder widerrufen werden. Einzelheiten zur Stimmabgabe in dem passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft können die Aktionäre den dort hinterlegten Erläuterungen entnehmen.

Gehen bei der Gesellschaft auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Stimmabgaben für ein und dieselbe Aktie ein und ist für die Gesellschaft nicht erkennbar, welche Stimmabgabe zuletzt erfolgt ist, werden diese Stimmabgaben in folgender Reihenfolge der Übermittlungswege als verbindlich behandelt: (1) passwortgeschützter Internetservice der Gesellschaft, (2) E-Mail, (3) Telefax und (4) Papierform.

Wird im Übrigen bei der Briefwahl zu einem Tagesordnungspunkt keine ausdrückliche oder eindeutige Stimme abgegeben, so wird dies für diesen Tagesordnungspunkt als Enthaltung gewertet. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten

Aktionäre, die am Tag der Hauptversammlung für die angemeldeten Aktien im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind, können sich bei der Ausübung ihrer Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung, insbesondere des Stimmrechts, auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. einen Intermediär, einen Stimmrechtsberater, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, vertreten lassen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB) oder haben unter Verwendung der Eingabemaske in dem passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft, zugänglich über die Internetseite der Gesellschaft unter

zu erfolgen. Der übermittelte Nachweis der Bevollmächtigung kann der Anmeldung nur dann eindeutig zugeordnet werden, wenn entweder der Name, das Geburtsdatum und die Adresse des Aktionärs oder die Aktionärsnummer angegeben sind.

Wird ein Intermediär im Sinne von § 67a Abs. 4 AktG, eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine sonstige Person im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG bevollmächtigt, so können abweichende Regelungen bestehen, die jeweils bei diesen zu erfragen sind.

Bevollmächtigte können ebenfalls weder physisch noch im Wege elektronischer Kommunikation im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben.

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter zur Ausübung ihres Stimmrechts zu bevollmächtigten. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus und haben das Recht, Untervollmacht zu erteilen. Die Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bedarf ebenso wie die Erteilung von Weisungen der Textform (§ 126b BGB) oder ist unter Verwendung der Eingabemaske in dem passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft, zugänglich über die Internetseite der Gesellschaft unter

zu erteilen. Soweit keine ausdrückliche oder eine widersprüchliche oder unklare Weisung erteilt worden ist, werden sich die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter zu den entsprechenden Beschlussgegenständen der Stimme enthalten; dies gilt immer auch für sonstige Anträge. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nehmen weder im Vorfeld der Hauptversammlung noch während der Hauptversammlung Aufträge zu Wortmeldungen, zum Einlegen von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegen.

Ein Formular für die Erteilung von Vollmachten sowie das Vollmachts- und Weisungsformular für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erhalten die Aktionäre zusammen mit der Zugangskarte übersandt. Entsprechende Formulare sind zudem auf der Internetseite der Gesellschaft unter

zugänglich. Möglich ist es aber auch, eine Vollmacht in anderer Weise zu erteilen; diese muss aber, sofern sie nicht unter Verwendung der Eingabemaske in dem passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft erteilt wird, zugänglich über die Internetseite der Gesellschaft unter

ebenfalls der Textform (§ 126b BGB) genügen, wenn weder ein Intermediär im Sinne von § 67a Abs. 4 AktG noch eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine sonstige Person im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG bevollmächtigt wird.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis einer gegenüber einem Bevollmächtigten erteilten Vollmacht oder ihres Widerrufs gegenüber der Gesellschaft müssen auf einem der folgenden Wege aus organisatorischen Gründen bis zum 25. Juni 2020, 24:00 Uhr (MESZ), der Gesellschaft zugehen:

Vollmachten zur Ausübung des Stimmrechts nebst Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen der Gesellschaft unter einer der vorstehenden Kontaktmöglichkeiten aus organisatorischen Gründen ebenfalls bis zum 25. Juni 2020, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen.

Die Erteilung der Vollmacht, einschließlich der Vollmacht zur Ausübung des Stimmrechts nebst Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, und ihr Widerruf sind darüber hinaus unter Verwendung der Eingabemaske in dem passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft, zugänglich über die Internetseite der Gesellschaft unter

vor und während der virtuellen Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 26. Juni 2020 möglich. Bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 26. Juni 2020 ist auch ein Widerruf oder eine Änderung einer zuvor in Textform (§ 126b BGB) übersendeten oder in dem passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft erteilten Vollmacht möglich.

Wenn der Gesellschaft für ein und dieselbe Aktie sowohl eine Stimmabgabe per Briefwahl als auch eine Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter vorliegt, wird stets allein die Stimmabgabe per Briefwahl berücksichtigt. Gehen bei der Gesellschaft darüber hinaus im Zusammenhang mit der Erteilung und dem Widerruf einer Vollmacht oder Weisung auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen ein und ist für die Gesellschaft nicht erkennbar, welche dieser Erklärungen zuletzt erfolgt ist, werden diese Erklärungen in folgender Reihenfolge der Übermittlungswege als verbindlich behandelt: (1) passwortgeschützter Internetservice der Gesellschaft, (2) E-Mail, (3) Telefax und (4) Papierform.

Einzelheiten zur Erteilung von Vollmachten und zum Widerruf einer zuvor erteilten Vollmacht unter Nutzung der Eingabemaske in dem passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft können die Aktionäre den dort hinterlegten Erläuterungen entnehmen.

Auch im Fall einer Vollmachtserteilung ist die Anmeldung form- und fristgerecht nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Dies schließt - vorbehaltlich der vorgenannten Bedingungen für die Erteilung einer Vollmacht - eine Erteilung von Vollmachten nach der Anmeldung nicht aus.

Fragemöglichkeit gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz

Aktionäre, die sich ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet haben, haben die Möglichkeit, im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen zu stellen(§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz).

Auf der Grundlage von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 2. Halbsatz COVID-19-Gesetz hat der Verwaltungsrat der Gesellschaft aus organisatorischen Gründen entschieden, dass Fragen spätestens bis zum 24. Juni 2020, 24:00 Uhr (MESZ), über die dafür vorgesehene Eingabemaske in dem passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft, zugänglich über die Internetseite der Gesellschaft unter

einzureichen sind. Auf anderem Wege oder später eingereichte Fragen bleiben unberücksichtigt. Eine Beantwortung der eingereichten Fragen erfolgt nach freiem, pflichtgemäßem Ermessen des Verwaltungsrats. Der Verwaltungsrat ist nicht verpflichtet, alle Fragen zu beantworten. Fragen können insbesondere zusammengefasst werden, es können im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen ausgewählt und Fragen von Aktionärsvereinigungen und institutionellen Investoren mit bedeutenden Stimmanteilen bevorzugt werden. Rückfragen zu den Auskünften des Verwaltungsrats sind ausgeschlossen.

Darüber hinaus stehen den Aktionären und Aktionärsvertretern weder das Auskunftsrecht gemäß § 131 AktG noch ein Rede- oder Fragerecht in und während der virtuellen Hauptversammlung zu.

Angaben zu den Rechten der Aktionäre nach Art. 56 Satz 2 und Satz 3 SE-VO, § 50 Abs. 2 SEAG, § 122 Abs. 2, §§ 126 Abs. 1 und 127 AktG

Ergänzung der Tagesordnung auf Verlangen einer Minderheit nach Art. 56 Satz 2 und Satz 3 SE-VO, § 50 Abs. 2 SEAG, § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile alleine oder zusammen einen Nennbetrag von EUR 500.000,00 erreichen (das entspricht 500.000 Aktien), können gemäß Art. 56 Satz 2 und Satz 3 SE-VO, § 50 Abs. 2 SEAG, der inhaltlich § 122 Abs. 2 Satz 1 AktG entspricht, verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung der Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.

Ergänzungsverlangen sind schriftlich an den Verwaltungsrat zu richten und müssen der Gesellschaft spätestens bis zum 26. Mai 2020 (24:00 Uhr MESZ) zugehen. Später zugegangene Ergänzungsverlangen werden nicht berücksichtigt.

Ein neunzigtägiger Aktienbesitz vor dem Tag der Hauptversammlung im Sinne des § 122 Abs. 1 Satz 3 AktG wird gemäß § 50 Abs. 2 SEAG nicht für einen Antrag auf Ergänzung der Tagesordnung für eine Hauptversammlung einer SE vorausgesetzt.

Etwaige Ergänzungsverlangen bitten wir an die folgende Adresse zu richten:

Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden - soweit dies nicht bereits mit der Einberufung geschehen ist - unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie werden außerdem auf der Internetseite der Gesellschaft unter

veröffentlicht.

Ein etwaiger, mit dem ordnungsgemäß gestellten Ergänzungsverlangen übermittelter, zulässiger Beschlussantrag wird in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als sei er in der Hauptversammlung nochmals gestellt worden, wenn der antragstellende Aktionär ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet ist.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Die Rechte der Aktionäre, Anträge und Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung sowie zur Geschäftsordnung zu stellen, sind entsprechend der gesetzlichen Konzeption des COVID-19-Gesetzes im Rahmen der diesjährigen virtuellen Hauptversammlung ausgeschlossen. Gleichwohl wird den Aktionären die Möglichkeit eingeräumt, in entsprechender Anwendung der §§ 126, 127 AktG Gegenanträge sowie Wahlvorschläge im Vorfeld der Hauptversammlung nach Maßgabe der nachstehenden Ausführungen zu übermitteln:

Aktionäre können Gegenanträge gegen Vorschläge des Verwaltungsrats zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung stellen und Vorschläge zur Wahl von Verwaltungsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern unterbreiten.

Zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge, die spätestens bis zum 11. Juni 2020 (24:00 Uhr MESZ) bei der Gesellschaft eingehen, werden den anderen Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs sowie einer etwaigen Begründung unverzüglich auf der Internetseite der Gesellschaft unter

zugänglich gemacht. Etwaige Stellungnahmen des Verwaltungsrats werden ebenfalls dort veröffentlicht.

Etwaig zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge sind ausschließlich an eine der folgenden Kontaktmöglichkeiten zu übermitteln:

Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.

Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Zulässige Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft vor der Hauptversammlung unter einer der vorstehenden Kontaktmöglichkeiten spätestens bis zum 24. Juni 2020, 24:00 Uhr (MESZ), zugegangen sind, werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung nochmals gestellt worden, wenn der antragstellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet ist (siehe hierzu Ziffer 3 'Voraussetzungen für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung').

Weitergehende Erläuterungen

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach Art. 56 Satz 2 und Satz 3 SE-VO, § 50 Abs. 2 SEAG, § 122 Abs. 2, §§ 126 Abs. 1 und 127 AktG stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter

zur Verfügung.

Erklärung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz

Aktionäre, die am Tag der Hauptversammlung für die angemeldeten Aktien im Aktienregister eingetragen sind und sich nach den vorstehenden Bestimmungen ordnungsgemäß angemeldet haben, können vom Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zu ihrem Ende in dem passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft, zugänglich über die Internetseite der Gesellschaft unter

in Abweichung von § 245 Nr. 1 AktG unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zur Niederschrift erklären, wenn sie ihr Stimmrecht nach den vorstehenden Bestimmungen ausüben oder ausgeübt haben. Eine anderweitige Form der Übermittlung von Widersprüchen ist ausgeschlossen.

Unterlagen zur Hauptversammlung und Informationen nach § 124a AktG

Die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen sowie weitere Informationen nach § 124a AktG sind alsbald nach der Einberufung der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft unter

zugänglich.

Datenschutzrechtliche Betroffeneninformation für Aktionäre und Aktionärsvertreter

Die RIB Software SE verarbeitet als verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG ('DSGVO') personenbezogene Daten (Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Aktionärsnummer, das dem Aktionär zugeteilte Zugangspasswort zu dem passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft, die IP-Adresse, von der aus der Aktionär den Internetservice nutzt, die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl, soweit der Aktionär auch Mitglied des Verwaltungsrats oder geschäftsführender Direktor ist, die Teilnahme dieses Aktionärs als Mitglied des Verwaltungsrats oder als geschäftsführender Direktor im Wege der Bild- und Tonübertragung, den Inhalt der vom Aktionär eingereichten Fragen und den Inhalt ihrer Beantwortung, gegebenenfalls Name, Vorname und Anschrift eines vom jeweiligen Aktionär benannten Aktionärsvertreters, die Vollmachtserteilung an ihn, dessen IP-Adresse sowie ein gegebenenfalls erhobener Widerspruch) auf Grundlage der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung zu ermöglichen. Die RIB Software SE wird vertreten durch ihre geschäftsführende Direktoren Thomas Wolf (CEO), Michael Sauer (CFO) und Mads Bording Rasmussen (CRO). In Datenschutzangelegenheiten erreichen Sie die RIB Software SE unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:

Soweit diese personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben oder aus dem Aktienregister für Namensaktien bezogen wurden, übermittelt die depotführende Bank deren personenbezogenen Daten an die RIB Software SE. Das dem Aktionär zugeteilte Zugangspasswort und die IP-Adresse, von der aus der Aktionär den passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft nutzt, werden der Gesellschaft von dem von ihr mit der Durchführung der virtuellen Hauptversammlung beauftragten Dienstleister mitgeteilt. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter erfolgt ausschließlich für die Abwicklung der Ausübung ihrer Rechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung und auch insoweit nur in dem zur Erreichung dieses Zwecks zwingend erforderlichen Maße. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. (c) DSGVO. Die Gesellschaft speichert diese personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für den vorgenannten Zweck erforderlich ist beziehungsweise soweit die Gesellschaft aufgrund von gesetzlichen Vorgaben berechtigt beziehungsweise verpflichtet ist, personenbezogene Daten zu speichern. Für die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre.

Die Dienstleister der RIB Software SE, welche zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der RIB Software SE nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der RIB Software SE.

Im Übrigen werden die personenbezogenen Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften Aktionären und Aktionärsvertretern sowie Dritten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt. Insbesondere werden Aktionäre, sofern sie in der virtuellen Hauptversammlung durch einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter unter Offenlegung ihres Namens vertreten werden sollten, unter Angabe des Namens, des Wohnorts, der Aktienzahl und der Besitzart in das gemäß § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG aufzustellende Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung eingetragen. Diese Daten können von anderen Aktionären und Aktionärsvertretern grundsätzlich während der Hauptversammlung bis zu zwei Jahre danach gemäß § 129 Abs. 4 AktG eingesehen werden. Hinsichtlich der Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären wird auf die Erläuterungen im obigen Abschnitt 'Weitere Angaben zur Einberufung' verwiesen.

In Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten können die Aktionäre und Aktionärsvertreter von der Gesellschaft Auskunft über ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO, Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 16 DSGVO, Löschung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 18 DSGVO und Übertragung bestimmter personenbezogener Daten auf sie oder einen von ihnen benannten Dritten (Recht auf Datenübertragbarkeit) gemäß Art. 20 DSGVO verlangen.

Diese Rechte können die Aktionäre und Aktionärsvertreter gegenüber der RIB Software SE unentgeltlich über eine der folgenden Kontaktmöglichkeiten geltend machen:

Zudem steht den Aktionären und Aktionärsvertretern gemäß Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde insbesondere des (Bundes-)Landes, in dem sie ihren Wohnsitz oder ständigen Aufenthaltsort haben, oder des Bundeslandes Baden-Württemberg, in dem die RIB Software SE ihren Sitz hat, zu.

Beschwerde über den Umgang mit Ihren Daten können Sie zudem bei unserem betrieblichen Datenschutzbeauftragten, Herrn Lars Nöcker, unter der folgenden E-Mail-Adresse einreichen:

Herrn Lars Nöcker
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